Website-Management · Zahnaufhellung · CRM
Dreamify Smile
Zahnaufhellungs-Studio mit 3 Standorten in Deutschland — wir haben ein eigenes Buchungssystem und ein maßgeschneidertes CRM entwickelt und betreuen die gesamte digitale Infrastruktur laufend.
01 — Herausforderung
Ausgangslage
Das Studio betreibt 3 Standorte und hatte kein zentrales System — Buchungen, Mitarbeiter und Kundenkommunikation liefen über externe Tools, die nicht zusammenpassten.
02 — Unsere Lösung
Was wir gemacht haben
Wir haben ein eigenes Buchungssystem mit automatischer E-Mail-Bestätigung entwickelt sowie ein vollständiges CRM mit Mitarbeiter-Login für alle 3 Standorte gebaut. Die bestehende Website betreuen und optimieren wir laufend.
03 — Ergebnisse
Was erreicht wurde
Alle 3 Standorte laufen stabil und reibungslos. Mitarbeiter verwalten Termine, Kunden und Kommunikation zentral — Dreamify Smile kann sich voll auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Leistungen
Das CRM-System
Ein Dashboard. Drei Standorte. Alles unter Kontrolle.
Wir betreuen für Dreamify Smile ein vollständig maßgeschneidertes CRM mit 15 Modulen — von Buchungsmanagement über ein integriertes IMAP-Postfach bis hin zu Creator-Tracking und granularer Rechteverwaltung.
Dashboard
KPI-Karten für Umsatz, neue Leads und aktive Mitarbeiter, 30-Tage-Umsatzdiagramm und heutige Termine auf einen Blick.
Buchungs- & Terminverwaltung
Status-Workflow Neu → Bestätigt → Abgeschlossen / Storniert / Nicht erschienen, Rabatte, Gutscheine und automatische Ausfallgebühr (79 €) bei Stornierung unter 24h.
Kundenprofil (7 Tabs)
Überblick, Terminhistorie, Behandlungsaufzeichnungen, E-Mail-Verlauf, interne Notizen, Dokument-Upload und DSGVO-Einwilligungen.
Eigener Kalender
Terminverwaltung pro Mitarbeiter mit Zeitblocker — vollständig im eigenen System, kein externes Tool.
E-Mail & Automatisierungen
4 automatische Erinnerungen (1 Woche, 4 Tage, 1 Tag, 12 Stunden vor Termin per Cron-Job), Buchungsbestätigungen und Stornierungsmails — alles automatisiert.
IMAP/SMTP-Postfach
Vollständiges E-Mail-Postfach direkt im CRM — Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Spam, Papierkorb und Antworten in einer Oberfläche.
Broadcast
Massen-E-Mails an alle oder gefilterte Kunden mit Template-Variablen für personalisierte Kampagnen.
Mitarbeiterverwaltung
Profile mit Standortzuweisung, Rollensystem, Abwesenheitskalender (Urlaub, Krank, Frei, Fortbildung) und Mitarbeiter-Notizen.
Gutschein-System
Codes im Format DS-XXXXXX, Prozent oder Festbetrag, Gültigkeitsdatum, maximale Verwendungen und Nutzungsstatistik.
Creator / Influencer
Profile mit Instagram, TikTok und YouTube, Klick-Tracking und direkte Zuordnung: welche Buchung kam von welchem Creator.
Rollen & Berechtigungen
3 Standardrollen (Admin, Manager, Spezialist), seitenbasierte Zugriffssteuerung und Spezialrechte.
Standorte
Alle 3 Standorte (Köln, Berlin, München) zentral verwaltbar — Buchungen, Mitarbeiter und Kalender je Standort klar getrennt.
